La Ley de Transparencia en su Título I artículo 2 señala que quedan bajo su sujeción “las entidades de Derecho Público con personalidad jurídica propia, vinculadas a cualquiera de las Administraciones Públicas o dependientes de ellas, incluidas las Universidades públicas”. Esto ha supuesto una gran carga de reorganización y trabajo para todas las universidades en general. Esta necesidad, no siempre fue entendida por los equipos dirigentes de las universidades, ni, en realidad, por el conjunto de la Comunidad Universitaria.

La implementación efectiva de la transparencia no solo cumple con obligaciones legales, sino que también fortalece la confianza y la reputación institucional.

el caso de la Universidad rey juan carlos

Un caso claro de esta situación fue la Universidad Rey Juan Carlos, que debido a circunstancias ajenas a la vida académica se convirtió en el foco de atención pública a partir de marzo de 2018. Ello hizo que, a diferencia del resto de las universidades del Estado Español, la carga de trabajo que supuso la entrada en vigor de las ya mencionadas leyes de transparencia no recayera en la implementación de lo indicado Capítulo II del Título I, sobre las publicaciones de Publicidad Activa, sino precisamente Capítulo III, dedicado al derecho de acceso a la información pública.

Esta circunstancia particular, ha permitido que los equipos implicados con la gestión de la transparencia institucional hayan conocido de cerca lo que podemos llamar “las aristas de la ley de transparencia”, consistentes en el uso de los derechos que esta ley otorga como herramienta al servicio de intereses ajenos al espíritu de la ley y, por otro lado, muchas de las “barreras” con la que la implementación de los sistemas de transparencia y datos abiertos se han encontrado en el sistema universitario.

Retos iniciales y dinámicas de acción-reacción

La primera conclusión que podemos exponer es la de la necesidad de una acción difusión y divulgación en el seno de las estructuras universitarias. La Universidad Rey Juan Carlos respondió ante el doble reto que suponían las obligaciones de las leyes de transparencia y el ataque de reputación institucional que padecía mediante una dinámica de acción-reacción. Es decir, la creación de un ecosistema de transparencia en la URJC se va construyendo como respuesta a la presión legal y reputacional de la institución. Esta situación lleva a que no haya una planificación a medio o largo plazo, sino respuesta a las necesidades perentorias cotidianas.

Ello, para la Universidad Rey Juan Carlos, significó dar respuesta a las diez peticiones de acceso a la información pública mensuales que se recibieron de media a lo largo de los años 2018, 2019 e inicio del 2020. En paralelo, se perfecciona el Portal de Transparencia, que desde su apertura presenta una media de visitas que se puede cifrar en unas 2000 mensualmente, con subidas muy significativas en los momentos de crisis de imagen de la institución.

Superando barreras: Estrategias y logros

La dinámica de acción-reacción llevó a que, con el tiempo y muchas dificultades, los encargados de transparencia consiguieran una mayor colaboración del resto de los servicios universitarios en siguientes fases:

1. Convencer a la institución de lo señalado en los artículos 12 y 13 de la ley, es decir, que “se entiende por información pública los contenidos o documentos, cualquiera que sea su formato o soporte, que obren en poder de alguno de los sujetos incluidos en la ley hayan sido elaborados o adquiridos en el ejercicio de sus funciones” y que “son titulares del derecho de acceso todas las personas y que podrá ejercerse sin necesidad de motivar la solicitud”.
2. Convencer a la institución de que los límites a que se refiere el artículo 14 de la LTAIBG no se aplican directamente ni operan automáticamente a favor de la denegación. Su invocación debe estar ligada con la protección concreta de un interés racional y legítimo.
3. Convencer a la institución de que todas las peticiones alineadas con el espíritu de la ley deben ser admitidas, considerando la denegación de información como la excepción.
4. Convencer a la institución de que la universidad debe ser totalmente consciente de la obligatoriedad de la Transparencia y de que debemos crear, fomentar y aceptar una cultura pro-transparencia.

A medida que los porcentajes de admisiones a través del “Derecho de Acceso a la información” aumentaban (el porcentaje de peticiones admitidas evolucionó de la siguiente manera: 2019: 78%; 2020: 82% y 2021: 91%), la entrada de solicitudes de acceso a la información se redujo desde un nivel 100 en 2019 a una media de 40 a partir del año 2021. Por otro lado, con ello la institución “perdía miedo” a la publicidad activa, lo que agilizó y benefició el incremento de contenidos en el Portal de Transparencia..

Superar las resistencias internas hacia la transparencia requiere un cambio cultural y la creación de una cultura pro-transparencia en las instituciones.

Resultados y reflexiones finales

Las barreras, las resistencias para implementar una gobernanza cada vez más abierta, fueron vencidas gracias a la demostración de que la eficiencia en la transparencia a través del “Derecho de Acceso” y de la “Publicidad Activa” lejos de incrementar los problemas reputacionales de la institución, los reducían.

Eso facilitó el lanzamiento de UniversiData, a través del proceso ya descrito en estas páginas, con los éxitos que ya se mencionarán. Pero, por otro lado, también dejó patente otra de las carencias a las que nos enfrentamos en estos temas: la falta de institucionalización.

En todo momento, el impulso procedió de un equipo con un liderazgo muy concreto, en un momento puntual. En el momento en que mayores réditos institucionales estaba ofreciendo el equipo de transparencia y el sistema de servicios creado en torno suyo (Acceso a la Información, Publicidad Activa y Portal de Datos Abiertos -UniversiData-), dicho sistema quedó congelado. O, mejor dicho, huérfano, por la falta de un convencimiento institucional capaz de sustituir el impulso personal de algún liderazgo concreto. La institución, solucionada la presión reputacional, consideró que el objetivo se había alcanzado.

La principal conclusión que se puede extraer es la necesidad de hacer una intensa labor didáctica entre la comunidad universitaria. Que ésta sienta la Transparencia como una herramienta positiva y necesaria para la universidad. Solo si este convencimiento se extiende, y la implementación de los recursos de transparencia responde a una necesidad solicitada desde la base de la comunidad universitaria, los equipos rectores sentirán que están respondiendo a una necesidad y no ante una obligación legal, lo que facilitará la implementación de los recursos necesarios. Ello ayudará a una mejor planificación a medio y largo plazo y a una visión en conjunto.